Rechnungen und PDFs automatisch in saubere Daten verwandeln
Jede Rechnung, jeder Lieferschein und jedes unterschriebene Formular im Postfach wird zur Aufgabe von jemandem, der es lesen und in eine Tabelle oder ein System abtippen muss. Das ist langsam, macht niemandem Freude und frisst still Stunden, die eigentlich in die eigentliche Arbeit gehören sollten.
Manuelle Erfassung bringt außerdem Fehler mit sich, die im ungünstigsten Moment auftauchen, eine vertauschte Summe, ein falsches Datum, ein Lieferantenname in drei Schreibweisen. Bis es jemand bemerkt, ist die falsche Zahl bereits in einen Bericht oder eine Zahlung geflossen.
So funktioniert's
Felder festlegenWir legen genau fest, welche Werte zählen, etwa Summen, Daten, Positionen und Referenznummern, und wohin jeder davon gehört.
Extraktion aufbauenWir richten den Reader an Ihren echten Dokumenten ein, damit er diese Felder zuverlässig aus den Layouts zieht, die Ihre Lieferanten tatsächlich verwenden.
Daten weiterleitenWir übertragen die ausgelesenen Werte direkt in Ihr Buchhaltungstool, Ihre Datenbank oder Tabelle, formatiert so, wie jedes System es erwartet.
Ausnahmen behandelnWir fügen einen Prüfschritt hinzu, sodass alles, bei dem der Reader unsicher ist, einem Menschen vorgelegt statt geraten wird.
So sieht es ausWas dabei herauskommtBeispielszenario
Rechnung_2043.pdf
LieferantBerg & Co. GmbH
Rechnungsnr.2043
Datum04.07.2026
Betrag1.240,00 €
Abweichung → Prüfung
Illustratives Beispiel. Keine echten Kundendaten.
Ergebnis
Teams, die die Dokumentenerfassung automatisieren, gewinnen typischerweise die zuvor fürs Abtippen verlorenen Stunden zurück und erleben weniger der stillen Fehler, die manuelle Eingabe oft erzeugt.
Häufige Fragen
Welche Dateitypen und Formate kann es lesen?
Es verarbeitet PDFs, Scans und Fotos von Rechnungen, Formularen und Lieferscheinen, auch Dokumente, deren Layout sich von Lieferant zu Lieferant unterscheidet.
Wie genau ist die Extraktion?
Bei den wiederkehrenden Dokumenttypen, auf die wir es abstimmen, ist es sehr zuverlässig, und wir messen die Genauigkeit an Ihren echten Dokumenten vor dem Livegang, statt eine pauschale Zahl zu versprechen.
Was passiert, wenn es sich bei einem Wert unsicher ist?
Statt zu raten, markiert es das Dokument für eine kurze menschliche Prüfung, sodass ein zweifelhaftes Feld nie stillschweigend als Tatsache in Ihrem System landet.