Bir İşin Otomasyona Hazır Olduğunu Gösteren Beş İşaret

Bir şeyi otomatikleştirmeden önce, iyi bir adayın gerçekte neye benzediğini bilmek işe yarar. Pek çok iş otomatikleştirilmeli gibi hissettirir ama en baştan uygun olmadığı için pahalı ve kırılgan projelere dönüşür. İyi haber şu: bir işi hiçbir teknik bilgi olmadan, beş basit işaretle kendiniz değerlendirebilirsiniz. Bir iş bunların çoğunu tutturuyorsa konuşmaya değer; neredeyse hiçbirini tutturmuyorsa paranız başka yerde daha iyi harcanır.

İlk işaret, işin tekrarlayan ve kurallara dayalı olmasıdır. Onu her seferinde aşağı yukarı aynı şekilde yaparsınız ve adımları başkasının takip edebileceği bir tarif gibi yazabilirsiniz. Bir e-postadaki veriyi sisteme aktarmak, gelen belgeleri türüne göre ayırmak, tekliften iki gün sonra aynı takip mesajını göndermek — bunlar kurallara uyar. Her seferinde taze bir muhakeme gerektiren işler çok daha zordur ve genellikle başlanacak yer değildir.

İkinci işaret yüksek hacim, üçüncüsü ise işin elle yapıldığında hataya açık olmasıdır. Hacim, küçük tasarrufları gerçek tasarruflara dönüştüren şeydir: ayda iki yüz kez tekrarlanan bir iş, otomatikleştirildiğinde iki kez tekrarlanandan çok daha değerlidir. Hataya açıklık da bir o kadar önemlidir — elle kopyala-yapıştır, rakamları yeniden yazma ya da birkaç sekme arasında gidip gelme içeren her şey, insanların sessizce hata yaptığı ve hiç sıkılmayan, dikkati dağılmayan bir makinenin hakkını verdiği yerdir. Belge işleme, her ikisinin de klasik örneğidir.

Dördüncü işaret, net girdiler ve çıktılardır. Neyin girip neyin çıkması gerektiğini tek bir sade cümleyle söyleyebilmelisiniz — 'bir fatura PDF'i gelir; tutar, tarih ve tedarikçi muhasebe tablosuna girer.' Sınırları temiz bir şekilde tanımlayamıyorsanız, iş muhtemelen henüz hazır değildir ya da önce daha küçük parçalara bölünmesi gerekir. Otomasyonlar tam da bu bulanık kenarlarda sessizce bozulur.

Beşinci işaret en insani olanıdır: herkesin ürktüğü bir tıkanma noktasıdır. Bir iş, biriken, cuma öğleden sonra kimsenin yapmak istemediği, sessizce sonrasındaki her şeyi geciktiren o işse, bu genellikle en iyi başlangıç noktanızdır — çünkü getirisi yalnızca dakikayla değil, tüm ekibin önünü açmakla ölçülür. E-posta takibi burada sık görülen bir örnektir. Bu işaretlerden dört ya da beşini tutturan bir iş bulursanız, neredeyse kesinlikle otomatikleştirmeye değer bir şey bulmuşsunuzdur.