Bir hukuk ya da mali müşavirlik bürosunda asıl sorun nadiren gelen kutusunun kendisidir. Arkasındaki hacimdir. Müvekkil talepleri, eksik belge takipleri, randevu istekleri ve basit sorular hep aynı yere düşer ve asıl iş başlamadan önce birinin bunları her sabah elle ayıklaması gerekir. Otomatikleştirilebilecek şey tam da o ilk yarım saattir; hem de bir makine hiçbir zaman hukuki ya da mali bir karar vermeden.
Ayakları yere basan fayda ön ayıklamadadır. Gelen mesajlar türüne göre tanınır, yeni talep, süren dosya, sadece randevu sorusu, belge, ve doğru sorumluya ya da dosya numarasına yönlendirilir. Tekrarlayan standart durumlar için otomasyon, kendi metin bloklarınızdan bir yanıt taslağı hazırlar. Kimse onu kontrolsüz göndermez: taslak onay bekler ve mesleki kontrol tümüyle sizde kalır.
Bu ortamda iki şey pazarlık konusu değildir. Birincisi veri koruma: büro verileri özellikle hassastır, bu yüzden işleme, saklama yeri ve veri işleme sözleşmesi sonradan eklenmez, baştan düzenlenir. İkincisi süreler: bir otomasyon süreleri görünür kılabilir ve hatırlatabilir, ama sorumluluk yine büroya aittir. "Süre kontrolünü devralacağını" vaat eden bir sistem, meselenin özünü kaçırır.
Başlangıç burada da dar tutulur. En çok elle iş yaratan tek posta kategorisiyle başlayın, çoğu zaman eksik belge talebi ya da hep aynı ilk bilgilendirme, ve otomasyonun yalnızca onu hazırlamasına izin verin. Birkaç hafta güvenilir biçimde ve temiz onayla çalıştığında bir sonraki kategoriyi ekleyin. Büro böylece mesleğinin dayandığı kontrolü bırakmadan sakin sabahlarını geri kazanır.