Schätzen Sie den Payback einer Automatisierung, bevor Sie sie bauen

Der häufigste Fehler, den wir sehen, ist, dass Teams Automatisierungen aus dem Bauch heraus bauen. Etwas fühlt sich mühsam an, also wird es automatisiert, und niemand prüft je, ob sich der Aufwand gelohnt hat. Sie brauchen keine Tabelle mit zwölf Reitern, um das zu vermeiden. Sie brauchen vier Zahlen und zehn Minuten, und Sie können das Ganze durchrechnen, bevor auch nur eine Zeile Code existiert.

Die Grundformel ist einfach: Häufigkeit der Aufgabe mal Minuten pro Aufgabe, mal Ihre vollen Stundenkosten, mal der Anteil der Arbeit, den die Automatisierung tatsächlich abnimmt. Die Häufigkeit ist, wie oft die Aufgabe pro Monat anfällt. Die Minuten sind, wie lange ein Durchgang ehrlich dauert, inklusive der kleinen Unterbrechungen. Die vollen Stundenkosten sind nicht nur das Gehalt — rechnen Sie Arbeitgeberabgaben, Sozialleistungen und Gemeinkosten hinzu, die einen genannten Lohn typischerweise um vierzig bis sechzig Prozent nach oben treiben.

Die vierte Zahl ist die, die man gerne vergisst, und sie ist die wichtigste. Fast keine Automatisierung nimmt hundert Prozent einer Aufgabe ab. Es gibt Ausnahmen, Sonderfälle, und ein Mensch wirft immer noch einen Blick auf das Ergebnis. Hier ehrlich zu sein — anzunehmen, dass eine Automatisierung siebzig oder achtzig Prozent des Aufwands abnimmt statt alles — trennt eine brauchbare Schätzung von einer Illusion. Im Zweifel runden Sie die Ersparnis ab und den Aufwand auf.

Behandeln Sie das Ergebnis als Entscheidungswerkzeug, nicht als Versprechen. Der Sinn der Schätzung ist nicht, den exakten Eurobetrag vorherzusagen, den Sie sparen; er ist zu sagen, ob eine Aufgabe klar automatisierungswürdig ist, klar nicht, oder irgendwo im trüben Mittelfeld liegt. Wenn schon konservative Zahlen einen Payback innerhalb weniger Monate zeigen, haben Sie Ihre Antwort. Wenn es nur funktioniert, sofern alles perfekt läuft, ist das ein Signal zu warten oder eine andere Aufgabe zu wählen.

Genau aus diesem Grund haben wir einen Ersparnisrechner in die otonit-Seite eingebaut — Sie geben Ihre eigene Häufigkeit, Minuten und Stundenkosten ein und sehen die Spanne in einer Minute. Er nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab und ist bewusst konservativ. Aber er verwandelt das vage Gefühl 'das kostet viel Zeit' in eine Zahl, die Sie vertreten können — und genau dieses Gespräch lohnt sich, bevor jemand mit dem Bauen anfängt.